Wat moet een werkgever doen bij overlijden?
Het dienstverband eindigt van rechtswege, en de werkgever betaalt de nagelaten betrekkingen een uitkering ter hoogte van het loon over ongeveer een maand.
Dit staat in artikel 7:674 van het Burgerlijk Wetboek. Opzeggen hoeft niet en kan ook niet: de arbeidsovereenkomst eindigt door het overlijden zelf. Daarnaast is de werkgever verplicht een overlijdensuitkering te betalen aan de nagelaten betrekkingen, over de periode vanaf de dag na het overlijden tot en met een maand daarna, ter hoogte van het loon waarop de werknemer laatstelijk recht had. Nagelaten betrekkingen zijn in de eerste plaats de echtgenoot of geregistreerd partner van wie de werknemer niet duurzaam gescheiden leefde, of degene met wie hij ongehuwd samenleefde; ontbreken die, dan de minderjarige kinderen, en anders degene met wie hij in gezinsverband leefde en die hij grotendeels onderhield. De uitkering mag worden verminderd met wat de nabestaanden vanwege het overlijden ontvangen uit een wettelijk voorgeschreven ziekte- of arbeidsongeschiktheidsverzekering en uit de Toeslagenwet. De eindafrekening — loon, vakantiegeld en niet-opgenomen dagen — valt in de nalatenschap.
Ook gezocht als: overlijdensuitkering werkgever, dienstverband eindigt overlijden, eindafrekening overleden werknemer, wat doet werkgever bij overlijden, nagelaten betrekkingen uitkering.
In het kort
- Dienstverband: eindigt van rechtswege, opzeggen hoeft niet
- Overlijdensuitkering: loon vanaf de dag na het overlijden tot en met een maand daarna
- Ontvanger: partner, anders minderjarige kinderen, anders huisgenoot
- Verrekening: met wettelijke ziekte- of arbeidsongeschiktheidsuitkeringen
- Eindafrekening: valt in de nalatenschap, gaat naar de erfgenamen
- Ook melden: pensioenuitvoerder, arbodienst en verzekeraars
De overlijdensuitkering aan de nabestaanden
Dit is geen gebaar maar een verplichting: de wet schrijft een uitkering voor ter hoogte van ongeveer een maandloon.
De periode loopt vanaf de dag na het overlijden tot en met een maand na de dag van overlijden, en het bedrag is gebaseerd op het loon waarop de werknemer laatstelijk recht had. De uitkering gaat rechtstreeks naar de nagelaten betrekkingen en valt dus niet in de nalatenschap. Dat onderscheid is belangrijk voor de administratie: de eindafrekening gaat naar de erfgenamen, deze uitkering naar de partner of de andere aangewezen personen.
| Punt | Wat de wet zegt |
|---|---|
| Periode | Vanaf de dag na het overlijden tot en met een maand na de dag van overlijden |
| Hoogte | Het loon waarop de werknemer laatstelijk recht had |
| Eerste kring | Echtgenoot of geregistreerd partner, of degene met wie hij ongehuwd samenleefde |
| Daarna | De minderjarige kinderen tot wie de werknemer in familierechtelijke betrekking stond |
| Als laatste | Degene met wie hij in gezinsverband leefde en wiens kosten hij grotendeels droeg |
| Vermindering | Met uitkeringen uit een wettelijke ziekte- of arbeidsongeschiktheidsverzekering en de Toeslagenwet |
De eindafrekening en waar die heen gaat
Loon, vakantiegeld en niet-opgenomen dagen vallen in de nalatenschap — en dat betekent dat de bank er soms een verklaring van erfrecht voor wil zien.
Reken het loon af tot en met de dag van overlijden en tel daarbij op wat er is opgebouwd: vakantiegeld, niet-opgenomen vakantiedagen, een dertiende maand naar rato en nog openstaande onkosten of bonussen. Stuur een duidelijke specificatie mee; die hebben de nabestaanden nodig voor de afwikkeling en soms ook voor de aangifte erfbelasting. Loopt de betaling naar een geblokkeerde rekening, overleg dan hoe het bedrag terechtkomt bij wie er recht op heeft.
Wie er nog meer bericht moet krijgen
Een overlijden raakt meer dossiers dan de salarisadministratie alleen; de pensioenuitvoerder is daarbij de belangrijkste.
- De pensioenuitvoerder, in verband met een eventueel partnerpensioen
- De arbodienst of bedrijfsarts, als er verzuim liep
- De verzuim-, ongevallen- of collectieve verzekeraar
- De leasemaatschappij en de beheerder van bedrijfsmiddelen
- De ICT-afdeling, voor accounts, e-mail en toegangspassen
- Opdrachtgevers of klanten met een lopend contact, in overleg met de familie
Wat het team nodig heeft
De formele kant is in een middag geregeld; wat langer duurt is de plek die de collega achterlaat.
Informeer het team persoonlijk en niet per rondmail als dat te vermijden is. Vertel wat u wél mag vertellen en zeg eerlijk wat u niet weet. Maak ruimte om de uitvaart bij te wonen, wijs één aanspreekpunt aan en laat de werkplek niet halsoverkop leegruimen. Vraag de familie wat zij prettig vindt: een bericht namens het team, aanwezigheid bij het afscheid of juist rust. Kijk daarnaast in de cao of personeelsregeling wat er over bijzonder verlof is afgesproken.
Zo handelt u het af in vijf stappen
In deze volgorde blijft er niets liggen en komt de familie niet voor verrassingen te staan.
- 1
Neem contact op met de familie
Neem persoonlijk contact op met de nabestaanden, vraag wat zij prettig vinden en spreek af wie het aanspreekpunt is.
- 2
Meld het intern en bij instanties
Informeer de collega's, de salarisadministratie, de arbodienst, de pensioenuitvoerder en de verzekeraars.
- 3
Bereken de overlijdensuitkering
Bereken de wettelijke uitkering over de periode vanaf de dag na het overlijden tot en met een maand daarna.
- 4
Maak de eindafrekening
Reken het loon tot de overlijdensdatum af, plus vakantiegeld, niet-opgenomen vakantiedagen en een eventuele bonus.
- 5
Zorg voor de spullen en toegang
Maak afspraken over bedrijfsmiddelen, blokkeer accounts en zet toegangspassen stop, in overleg met de familie.
Wat u hier wel en niet vindt
Geen los rijtje tips, maar de wettelijke verplichting met het wetsartikel erbij — en het onderscheid dat in de administratie misgaat.
Zoekt u hierop als werkgever, dan krijgt u vooral algemene adviezen over communicatie. Wat daarbij vaak ontbreekt is de harde kant: de overlijdensuitkering is verplicht, gaat naar de nagelaten betrekkingen en staat los van de eindafrekening die in de nalatenschap valt. Precies dat onderscheid zorgt anders voor een betaling aan de verkeerde partij.
Een collectieve uitvaartverzekering via de werkgever
Sommige werkgevers bieden een collectieve regeling aan; die staat los van het nabestaandenpensioen.
Als er via het bedrijf een collectieve polis loopt, meldt u het overlijden bij dezelfde verzekeraar. Verwar dat niet met het nabestaandenpensioen: dat loopt via het pensioenfonds en dekt inkomen, geen uitvaartkosten. Weet u niet of er iets loopt, kijk dan in de personeelsadministratie en in de arbeidsvoorwaarden.
Veelgestelde vragen voor werkgevers
De vragen die werkgevers en nabestaanden het vaakst stellen over het dienstverband, de uitkering en de afrekening.
Nee. De arbeidsovereenkomst eindigt van rechtswege door het overlijden van de werknemer; opzeggen is niet nodig en ook niet mogelijk. Wel volgt er nog een eindafrekening en, in de meeste gevallen, een wettelijke overlijdensuitkering aan de nabestaanden van de werknemer.
Artikel 7:674 van het Burgerlijk Wetboek verplicht de werkgever tot een uitkering aan de nagelaten betrekkingen over de periode vanaf de dag na het overlijden tot en met een maand daarna, ter hoogte van het loon waarop de werknemer laatstelijk recht had.
De echtgenoot of geregistreerd partner van wie de werknemer niet duurzaam gescheiden leefde, of degene met wie hij ongehuwd samenleefde. Ontbreken die, dan de minderjarige kinderen, en anders degene met wie de werknemer in gezinsverband leefde en die hij grotendeels onderhield.
Ja, met uitkeringen die de nabestaanden vanwege het overlijden ontvangen op grond van een wettelijk voorgeschreven ziekte- of arbeidsongeschiktheidsverzekering en op grond van de Toeslagenwet. Reken dat na voordat u het bedrag uitbetaalt, en leg de berekening vast in het dossier.
Het loon tot en met de dag van overlijden, opgebouwd vakantiegeld, niet-opgenomen vakantiedagen, een eventuele dertiende maand naar rato en nog openstaande onkosten of bonussen. Stuur een duidelijke specificatie mee, want de nabestaanden hebben die nodig voor de afwikkeling van de nalatenschap.
Die valt in de nalatenschap en gaat naar de erfgenamen. De bank kan om een verklaring van erfrecht vragen voordat het bedrag wordt vrijgegeven. De overlijdensuitkering is iets anders: die gaat rechtstreeks naar de nagelaten betrekkingen en valt buiten de nalatenschap.
Voor de loonheffing geldt onder voorwaarden een vrijstelling voor een eenmalige uitkering bij overlijden. Laat de exacte behandeling en het bedrag berekenen door de salarisadministratie of vraag het na bij de Belastingdienst, zodat er later geen correctie op de loonaangifte volgt.
Denk aan de pensioenuitvoerder, in verband met een eventueel partnerpensioen, aan de arbodienst bij lopend verzuim, de verzuim- of ongevallenverzekeraar en de leasemaatschappij. Meld het ook intern, zodat systemen, e-mail en toegangspassen tijdig worden stopgezet, altijd in overleg met de familie.
Daar is geen wettelijk recht op, maar veel cao's en personeelsregelingen kennen bijzonder verlof bij het overlijden van een collega of naaste. Kijk in de cao en wees ruimhartig: de eerste dagen zijn voor het team vaak zwaarder dan verwacht.
Vraag de familie eerst wat zij prettig vinden voordat u iets aankondigt. Denk aan een bericht namens het team, ruimte om de uitvaart bij te wonen en een aanspreekpunt binnen het bedrijf. Neem niets over van de nabestaanden zonder overleg.
Gerelateerde onderwerpen
Deze pagina's sluiten het dichtst aan: de nalatenschap, de bankrekening, de verklaring van erfrecht en rouw op de werkvloer.
